TIETOSUOJA­SELOSTE

ETÄSOPEUTUMIS­VALMENNUS –HANKKEEN ASIAKASREKISTERI

Sisällys
  1. REKISTERIN PITÄJÄ
  2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
  3. REKISTERIN NIMI
  4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
  5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
  6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
  7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
  8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
  9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
  10. REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS
  11. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
  12. TARKASTUSOIKEUS
  13. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
  14. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
1. REKISTERIN PITÄJÄ

Etäsope –hanke:

www.etäsope.fi

 

Rekisterin pitäjä ja hankkeen johtaja:

Invalidiliitto ry, y-tunnus 0116565-9

Mannerheimintie 107, 00280 Helsinki

p. 09 613 191

Teknisen alustan ylläpito:

Web-veistämö oy, y-tunnus 2349368-8

Kuortaneenkatu 2, 00510 Helsinki

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Sinikka Hiekkala, tutkimusjohtaja, hankkeen vastuullinen johtaja

Mannerheimintie 107, 00280 Helsinki

p. 09 613 191

3. REKISTERIN NIMI

Etäsope –hankkeen toimijoiden etäsopeutumisvalmennustoiminnan asiakasrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
  • Etäsopeutumisvalmennustoiminnan palveluprosessin ja asiakassuhteen toteutus
  • Hakuprosessi etäsopeutumisvalmennuskurssille
  • Henkilötietojen käsittely etäsopeutumisvalmennuskurssilla
  • Etäsopeutumisvalmennuskurssin toteuttaminen teeman mukaisesti
  • Seurantaprosessi
  • Etäsopeutumisvalmennustoimintaan liittyvä tilastointi

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
  • Etäsopeutumisvalmennuskurssin Asiakkaan henkilötiedot: nimi, sukupuoli, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, asumismuoto, muutostoive elämäntilanteeseen kurssin avulla, aiempi sopeutumisvalmennuskursseille osallistuminen, apuvälineet ja avuntarve, ammatti ja työtilanne
  • Asiakassuhteen kuluessa kertynyt tieto
  • Asiakkaan suostumus tietojen käsittelyyn Etäsope –hankkeen toimijoiden etäsopeutumisvalmennustoiminnan asiakasrekisterissä
  • Asiakassuhteen päättymistiedot
  • Asiakkaan antama palaute sopeutumisvalmennuskurssin toteutumisesta, joka kerätään ilman tunnistetietoja
  • Sopeutumisvalmennustoimintaan liittyvä tilastotieto toiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten
  • Mahdollista kulukorvausta varten tarvittavat liitetiedot: lääkärinlausunto/-suositus, kuntoutussuunnitelma tms.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
  • Asiakas: Asiakkaan antamat tiedot
  • Henkilökunta: Asiakkaaksi hakeutumisen yhteydessä sekä asiakassuhteen kestäessä Asiakkaalta mahdollisesti kerättävät tiedot
7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Etäsope –hankkeen toimijat järjestävät ja toteuttavat etäsopeutumisvalmennuskursseja omana toimintanaan sekä yhteistyössä sopimussuhteessa olevien palvelutuottajien kanssa.

Kurssien aloitustapaamisia varten luovutetaan tiedot ruokavaliosta, mahdollisesti tarvittavista avustajista ja majoitusjärjestelyistä tilojen, tarjoilujen ja muita järjestelyitä varten.

Kurssin toteuttajalle rekisterinpitäjä luovuttaa sellaiset henkilötiedot, joilla osallistujan henkilöturvallisuus, terveydentila ja lääkitys varmistetaan ja mahdolliset ruoka-aine yliherkkyydet tunnistetaan. 

Muuten Asiakkaan henkilötietoja luovutetaan vain, jos rekisterinpitäjällä on siihen velvollisuus lain, vakuutussopimuksen, tai muun pakottavan syyn vuoksi. Mikäli Asiakkaiden tietojen luovuttaminen Etäsope -hankkeen etäsopeutumisvalmennustoiminnan ulkopuolelle on muutoin tarpeellista, tietojen luovutukseen pyydetään erillinen suostumus.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Tallennetut tiedot sisältävät EU:n tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja (ml. terveydentila) eli arkaluonteisia Asiakasta koskevia tietoja. Asiakas antaa kurssihakemuksen yhteydessä nimenomaisen suostumuksensa arkaluonteisten tietojen käsittelyyn rastittamalla sähköisessä hakemuksessa suostumusta koskevat kohdat ja lähettämällä hakemuksen.

Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä viestin ”Peruutan Etäsope –hankkeen toimijoiden etäsopeutumisvalmennustoiminnan asiakasrekisteriin antamani salassa pidettävää arkaluonteista henkilötietoani koskevan suostumuksen. ” sähköpostitse osoitteeseen: tietosuoja@invalidiliitto.fi tai vaihtoehtoisesti saman ilmoituksen kirjeitse osoitteeseen Invalidiliitto ry / tietosuoja, Mannerheimintie 107, 00280 Helsinki. EU:n tietosuoja-asetus 2016/679, artikla 7 alakohta 3 (Suostumuksen edellytykset).

Rekisteriä ovat oikeutettuja käsittelemään vain käyttöoikeuden saaneet Asiakkaan etäsopeutumisvalmennustoiminnan palveluprossia hoitavat Etäsope -hankkeen työntekijät, joilla on vaitiolovelvollisuus kaikkien saamiensa ei-julkisten ja salassa pidettävien tietojen osalta myös palvelussuhteen päätyttyä. Työntekijällä on oikeus käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän välittömästi tarvitsee työtehtävissään.

10. REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS

Etäsopeutumisvalmennustoiminnan asiakasrekisterin tiedot tallennetaan www.etäsope.fi –palvelimelle. 

Rekisteritietoja säilytetään 10 vuotta tai kunnes rekisteröity itse pyytää häntä koskevat tiedot rekisteristä poistamaan, ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään. Asiakkaan rekisteritietoja käsitellään samalla tavalla riippumatta siitä osallistuuko Asiakas kurssille vai ei tai lopettaako hän kurssin kesken.    

Henkilötietoja, joita käsitellään ilman Asiakkaan erillistä suostumusta asiakassuhteen mahdollistamiseksi, säilytetään kunnes asiakassuhteen katsotaan päättyneen, ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään.

Järjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Jokaiselle käyttäjälle määritellään työtehtävien mukaan, mitä tietoja hän voi saada nähdä ja käsitellä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois näistä tehtävistä.

11. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Etäsopeutumisvalmennuksen tietosuojaseloste on saatavilla:

  • Etäsope -hankkeen kotisivulla
  • pyydettäessä rekisterin vastuuhenkilöltä postitettuna.

Sopimussuhteissa olevien palveluntuottajien tietosuojaselosteet löytyvät kunkin palveluntuottajan kotisivulta.

12. TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot rekisteristä. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin vastuuhenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti käymällä ja toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen tarkastuspyyntö Invalidiliiton keskustoimistolla.  Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen todistus.

Tarkastusoikeuttaa käyttämään pyrkinyt voi vielä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun todistuksen. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

13. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen korjaamisvaatimus.

Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin vastuuhenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää rekisterinpitäjä.

14. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.